آنچه در این مقاله می‌خوانید
برای بیشتر کسب‌وکارهای کوچک، راهکارهای ابری گزینه‌ای ترجیحی است؛ چون نسبت به معایب احتمالی، مزایای بیشتری دارد. با این حال برای تمامی مشتریان در هر سناریو و منطقه جغرافیایی، راه‌حل مشخصی وجود ندارد؛ چون همان‌طور که همه ما از خودروها، اپلیکیشن‌ها و گوشی‌های هوشمند یکسان استفاده نمی‌کنیم، شرایط سیستم‌های مختلف هم با یکدیگر تفاوت دارد.
ما از دنیای تکنولوژی متأخری می‌آییم که در آن Mainframes، مینی‌کامپیوترها، شبکه‌های محلی، کامپیوترهای شخصی، UNIX و سیستم‌های دیگر را با یکدیگر مخلوط کرده‌ایم و هر کدام نیازهای تجاری و کاربردی متفاوتی را پشتیبانی می‌کنند. در دنیای ابری، ما شاهد رویکردی ترکیب‌شده از تکنولوژی‌های متفاوت هستیم؛ یعنی جهان هیبریدی که در آن رایانش ابری، شبکه، لپ‌تاپ، تبلت، گوشی هوشمند، کاربران اداری و آن‌هایی که از خانه کار می‌کنند با یکدیگر ترکیب شده‌اند.
پیشنهاد ما این است که از طریق مطالعه موردی، بررسی کنید که آیا مدل ابری برای نیازهای سازمان و اپلیکیشن‌های شما مناسب است یا خیر. البته در مورد ابر یک استثنا وجود دارد و آن هم مسئله اساسی اتصال است؛ اگر سازمان شما و کاربران آن اتصال اینترنت مناسبی نداشته باشند، نمی‌توانید اپلیکیشن‌های ابری را به عنوان یک گزینه در نظر بگیرید.
مهاجرت ابری چگونه موانع ارتباطی را کاهش می‌دهد؟
سیستم‌های ابری که به راحتی در دسترس کارکنان قرار دارند، همکاری آنها با یکدیگر را تسهیل می‌کنند. آنها به راحتی و از طریق دستگاه مدنظرشان، با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. مثلاً هنگامی که دم در مدرسه منتظر فرزندان خود هستند می‌توانند به پیام‌های Slack پاسخ بدهند یا سند امضای الکترونیکی را هنگام دریافت بسته دم در تأیید کنید و هنگامی که منتظر رسیدن اسنپ هستید، به تماس مشتریان پاسخ دهید.
وسعت سیستم‌های ابری باعث می‌شود کاربرانش طی فرایند کاری خود بتوانند به راحتی از کاری سراغ کار دیگر بروند. به عنوان مثال کارکنان از طریق بررسی فولدر اسناد اشتراکی طرح‌های امضا شده، می‌توانند به ایمیل همکارشان با موضوع شکایت یکی از مشتریان در مورد بیشتر شدن فرایند خرید از تاریخ مقرر شده، پاسخ بدهد. بعد از آن می‌تواند شماره و اطلاعات ارتباطی مشتری را در CRM جستجو کند و از طریق اپلیکیشن VOIP و شماره کاری خود با او تماس بگیرند.
در گذشته تنها در صورتی که کارمند مذکور پشت میزش در اداره نشسته بود می‌توانست تمامی این کارها را انجام دهد. پس از برقراری تماس، کارمند می‌تواند اطلاعات به‌روزرسانی‌شده مشتری را در سیستم ثبت کند و برای طی کردن مراحل بعدی به همکارش در Slack پیام بدهد. در این شرایط، بر سر راه برقراری ارتباطات داخلی و خارجی توسط کارکنان هیچ مانع یا عامل بازدارنده‌ای وجود ندارد.
رایانش ابری به‌روزرسانی‌های سریع را هم برای کارمندان ممکن می‌سازد و هر شخص از طریق آن می‌تواند وضعیت سند اشتراکی‌ای که همکارانش روی آن کار می‌کنند را ببیند یا درخواست تماس ویدئویی زنده بدهد.
همچنین مزیت رایانش ابری برای کارکنانی که در سفر و مناطق زمانی مختلف هستند را هم در نظر بگیرید. ارزش انعطاف‌پذیری ناشی از ارتباطات ابری روشن است. دیگر زمان‌های مرده‌ای که در آنها مشتری منتظر ارتباط دو کارمند، از دست رفتن تماس‌ها و پیام‌های صوتی آنها توسط یکدیگر یا رد و بدل شدن اسناد متناقض با ایمیل بود، گذشته است. در حال حاضر رایانش ابری را داریم که باعث شده است مهم‌ترین مانع ارتباطی که همه از آن شاکی هستیم از بین برود، ارزشمندترین و مهم‌ترین دارایی ما یعنی کارمندانمان را با بهبود بهره‌وری قدرتمند می‌کند، باعث می‌شود مذاکره و برقراری ارتباط از همیشه بهتر شود و کارها انجام و تصمیمات گرفته شوند.
قابلیت دسترسی به سیستم‌ها، فایل‌ها و افراد از هر نقطه، در هر زمان و با هر دستگاهی، چابکی را بهبود می‌بخشد، downtime کسب‌وکار را کاهش می‌دهد و تأثیری مثبت بر سراسر سازمان دارد. استفاده از ارتباطات ابری از جامعه در حال رشد BYOD (Bring your own device) پشتیبانی می‌کند و باعث می‌شود کارکنان بتوانند از گوشی هوشمند و دستگاه‌های خود برای کار با اپلیکیشن‌ها و برنامه‌های تلفن مبتنی بر وب استفاده کنند. این موضوع رضایت کارکنان را افزایش می‌دهد و بار هزینه و پیچیدگی کسب‌وکار را سبک می‌کند.
سیستم‌های تلفن ابری کارکنان را قادر می‌سازند که از هر مکانی تماس برقرار کنند و بازدهی آنها تا 20 درصد افزایش پیدا کند (منبع Harbor Networks). به همین دلیل پیش‌بینی رشد سالانه 12 درصدی از 2020 تا 2025 و رسیدن ارزش بازار تلفن ابری از 20 میلیون دلار سال 2018 به 55 میلیارد دلار در سال، جای تعجب ندارد (منبع Global Market Insights).
هنگام برنامه‌ریزی برای مهاجرت ابری چه چیزی را باید در نظر بگیرید؟
اول مشخص کنید که کدام یک از انواع رایانش ابری برای هدف کسب‌وکار شما مناسب است. به عنوان مثال اگر اپلیکیشن قدیمی‌ای دارید که به صورت سفارشی روی یک فرایند اختصاصی کسب‌وکار متمرکز است، ببینید می‌توانید آن را با گزینه‌ای عمومی‌تر جایگزین کنید که قابلیت پیکربندی بر اساس فرایندهای شما را دارد.
آنچه مدیران باید درباره رایانش ابری بدانند
اگر سیستم‌های قدیمی شما قابل جایگزینی نیستند، مهاجرت به مدل‌های میزبانی‌شده روی ابر خصوصی یا عمومی با کمک PaaS یا IaaS را در نظر داشته باشید. این کار انعطاف‌پذیری اپلیکیشن‌ها را بالا می‌برد و هزینه‌های IT موردنیاز برای نگهداری آنها را کاهش می‌دهد.
SaaS (سخت‌افزار به عنوان سرویس) قابل هضم‌ترین مدل رایانش ابری برای اکثر انواع رایج اپلیکیشن‌ها است. اکثر کسب‌وکارها از انواع مختلف SaaS استفاده می‌کنند و رایج‌ترین اپلیکیشن‌های مورد استفاده در آن شامل سرویس‌های عمومی‌تر کسب‌وکارها مثل ایمیل، اپلیکیشن‌های اداری، CRM، ذخیره‌سازی فایل، پیام‌رسان، تماس تصویری و تلفن می‌شوند.
برخی از کسب‌وکارها «born in the cloud» هستند؛ یعنی این که فعالیت خود را درست در وسط دوران رایانش ابری آغاز کرده‌اند و بنابراین این شانس را دارند که سیستم‌های ابری را از همان ابتدا مستقر کنند و دیگر لازم نیست که اپلیکیشن‌های قدیمی مربوط به دوران پیش از رایانش ابری را جابه‌جا کنند. تصور کنید که اگر کسب‌وکار شما بومی ابر بود کدام اپلیکیشن‌ها را ابری و متفاوت مستقر می‌کردید؟ کدام رویکرد بیشترین ارزش را برای مشتریان و کارکنان شما به ارمغان می‌آورد؟
ببینید استفاده از کدام اپلیکیشن‌های فعلی بیشترین دردسر و کمترین قابلیت اتکا را برای کسب‌وکار شما دارد و مشکلات ناشی از آن کجا روی مشتریان داخلی و خارجی شما تأثیر منفی می‌گذارد؟ استفاده از کدام اپلیکیشن مانع پیشرفت شما است، کدام یک به راهکارهای خسته‌کننده و وقت‌گیر نیاز دارد و کدام یک منبع اصلی ناامیدی است. باید این اپلیکیشن‌ها را به عنوان کاندیدای اصلی مهاجرت به ابر در نظر بگیرید.
چگونه یک استراتژی رایانش ابری برای کسب‌وکار خود داشته باشید؟
توصیه همیشگی ما این است که اولین قدم باید شناسایی وضعیت نهایی ایدئال برای کسب‌وکار شما باشد. یکی از راه‌های مناسب برای شناسایی این وضعیت، برگزاری یک جلسه با ذی‌نفعان سازمان است. در این جلسه تصور کنید که همه شما در هفته آینده کسب‌وکار فعلی را ترک و نسبت به تأسیس شرکت رقیب اقدام می‌کنید. همه شما از حمایت مالی برخوردار خواهید بود و کارتان این است که شرکتی بسازید که مشتریان کسب‌وکاری فعلی را درو کند.
هیچ سیستم قدیمی‌ای وجود ندارد که نگرانش باشید و بحث در مورد این موضوع را در جلسه ممنوع کنید. گام اول شامل ترسیم چنین رؤیایی با کمک تمامی تکنولوژی و دانش موجود در اتاق و پاسخ به این سوال می‌شود: اگر امروز بخواهید شرکتی مثل شرکت خودتان بسازید، چگونه این کار را انجام می‌دهید؟
همچنین موارد زیر را مشخص کنید:
- روشی که با استفاده از آن می‌توانید خدمات بهتری به مشتریان ارائه بدهید.
- چگونه کسب‌وکار خود را کارآمد می‌کنید.
- از چه سیستم‌هایی استفاده می‌کنید.
- چگونه کسب‌وکار و پرسنل آن را ساختاربندی می‌کنید.
زمانی که از نمای رؤیایی سطح بالا به موضوع نگاه کردید، به عقب برگردید و از نقطه شروعی که امروز در آن قرار دارید به موضوع نزدیک شوید: سیستم‌های قدیمی دارید، کسب‌وکار شما باید به حیات خود ادامه دهد و در کنار اینها افرادی هم هستند که باید خودشان را با تغییرات و محدودیت‌های بودجه‌ای وفق بدهند.
حالا یک خودکار نارنجی، قرمز و سبز بردارید و تغییرات رؤیایی خود را روی دو محور رتبه‌بندی کنید. ببینید هر تغییر چقدر سخت است و مزایای تأثیر آن چقدر خواهد بود. زیر ایده‌های سخت با خودکار قرمز خط بکشید و ایده‌های آسان و متوسط را با خودکارهای سبز و نارنجی متمایز کنید. در کنار هر ایده هم یک + با کد رنگی بگذارید تا تأثیر تغییر ناشی از آن مشخص شود. به این ترتیب اگر ایده‌ای تغییرات مثبت زیادی ایجاد کند 3 مثبت می‌گیرد و اگر ایده‌ای هزینه زیادی برای سازمان داشته باشد، زیر آن خط قرمز کشیده می‌شود.
در انتهای کار نقشه‌ای از گزینه‌های در دسترس و همچنین میزان مفید یا سخت و هزینه‌بر بودن هر کدام خواهید داشت. این کار اغلب به بحث‌های جالب و یادگیری در تیم مدیریت ختم می‌شود و راه‌های آسان رسیدن به پیروزی را مشخص می‌کند. به عنوان مثال ایده‌ای که 2 مثبت سبز دارد و زیر آن خط سبز کشیده شده، نشان‌دهنده پیروزی‌ای واقعی است که راحت به دست می‌آید. گزینه‌های چالش و بحث‌برانگیز هم آن‌هایی هستند که یک مثبت دارند و تغییر دادنشان دشوار است.
این گزینه‌ها را نادیده نگیرید و بعداً روی ترکیب آنها بیشتر بحث کنید. زمانی که به آن طرف می‌رسید؛ اغلب تحمل کمی رنج ارزش زیادی را به همراه دارد.
پس از این که فهرست دستاوردهای کلیدی در مقایسه با تلاش و هزینه مورد نیاز برای هر کدام را شناسایی کردید، با در نظر گرفتن این که کدام یک از فاکتورهای انواع ابر برای فراهم کردن ارزش سازمانی مناسب‌تر هستند، می‌توانید این حوزه‌ها را بیشتر بررسی کنید. اغلب این کاوش‌ها به SaaS (نرم‌افزار به عنوان سرویس) یا انتقال اپلیکیشن‌های فعلی به نوع میزبانی‌شده برای گزینه‌های آسان‌تر ختم می‌شود.
در این مرحله تمامی گزینه‌های ممکن از جمله Host مجدد اپلیکیشن، refactor کردن (ساختاربندی مجدد کد اپلیکیشن اصلی برای پشتیبانی از پلتفرم‌های ابری)، تغییر مجدد پلتفرم (ترکیبی از lift/shift و refactor برای ایجاد تغییرات کمتر در کدها)، ساخت مجدد (بازنویسی اپلیکیشن از صفر) یا جابه‌جایی (SaaS) آن می‌شود. همان‌طور که می‌دانید lift/shif و جابه‌جایی قابل‌هضم‌ترین و کم‌ریسک‌ترین انواع مهاجرت ابری برای اکثر سازمان‌ها هستند.
به عنوان مثال در عرصه تلفن ابری کسب‌وکاری که با انتخاب این فرم فاکتور شروع به کار می‌کند، می‌تواند هزینه‌های استارت‌آپی خود را تا 90 درصد کاهش دهد. (منبع: Tech.co)
همچنین در استراتژی مهاجرت خود منابعی که می‌توانید تخصیص دهید و همچنین زمان‌بندی را هم مشخص کنید. امکان دارد بخواهید انتقال برنامه‌ها را به صورت تدریجی انجام دهید، به نحوی که در هر نوبت یک مورد را در غالب یک پروژه مجزا جابه‌جا کنید تا از وقفه در جریان کسب‌وکار جلوگیری شود.
تله‌هایی که هنگام انتقال ارتباطات کسب‌وکار به ابر باید از آنها اجتناب کنید
بزرگ‌ترین خطایی که سازمان‌ها هنگام مهاجرت به پلتفرم‌های ارتباطات ابری انجام می‌دهند این است که تصور می‌کنند کارایی، کیفیت و انعطاف‌پذیری تمامی ارائه‌دهندگان خدمات ابری با یکدیگر برابر است. تمامی ابرها مثل یکدیگر نیستند و مزایا و معایب آنها این است که منجر به رشد و تسهیل نوآوری می‌شوند. به همین دلیل در هر حوزه‌ای از اپلیکیشن‌های ابری می‌توانید تعداد زیادی از ارائه‌دهندگان خدمات ابری را پیدا کنید که در میان آنها هم نام‌های شناخته شده و هم شرکت‌های جدیدتر و گمنام‌تر وجود دارد.
۱۰ نشانه فرارسیدن زمان مهاجرت به ابر
ساده‌ترین اشتباه ممکن این است که تصور کنید سیستمی یک سری عملکردهای تضمین‌شده دارد و احتمالاً این اتفاق بر اساس تجربه شما در استفاده از سیستم تلفن فعلی رخ می‌دهد. با درست کردن فهرستی از کاربردهایی که فعلاً در اختیار دارید و کارهایی که با سیستم فعلی خود انجام می‌دهید و برای راه‌حل جدید کلیدی هستند، شروع کنید.
به جای تمرکز روی فرایند، روی خود عملکرد تمرکز کنید. به عنوان مثال انتقال یک تماس ضروری است؛ نه دکمه‌ای که قرار است بفشارید یا این که قرار است یک دکمه یا بیشتر باشد. زمانی که فهرست مسائل بنیادین را ایجاد کردید، مشکلات سیستم‌های فعلی که کاربران را خسته کرده یا کاربردهایی که دوست دارید داشته باشید را هم به عنوان فهرست دوم در نظر بگیرید و سپس این 2 فهرست را با یکدیگر مقایسه کنید.
در نهایت هم کلی‌تر به موضوع نگاه کنید و چیزهای ارزشمندتان را فهرست کنید. به عنوان مثال شاید بخواهید ماهانه هزینه‌ها را پرداخت کنید یا کاربرانی در انگلیس و آمریکا دارید و می‌خواهید بدانید که سیستم ارائه‌دهنده خدمات ابری چگونه کیفیت مناسب برای تماس در این مناطق را تأمین می‌کند.
امکاناتی که ارائه‌دهنده فعلی خدمات ابری در اختیارتان قرار داده را در نظر بگیرید؛ اما خودتان را به آنها محدود نکنید. برخی از سازمان‌ها نوآوری و سرمایه‌گذاری بیشتری در رایانش ابری انجام می‌دهند، درحالی‌که برخی از برندهای قدیمی حوزه ارتباطات در زمینه متعهد بودن به رایانش ابری و چگونگی انتقال مشتریان خود به مدل جدید، قدرتمندتر هستند.
ببینید که امکانات ارائه‌دهنده خدمات ابری مورد نظر با اندازه کسب‌وکار شما هماهنگی دارد یا صرفاً سیستمی مخصوص سازمان‌های بزرگ است که در قالب یک پکیج کوچک‌تر عرضه می‌شود. سهولت استفاده و عملکرد و پشتیبانی ارائه شده راهکار ابری مورد نظر را با توجه به اندازه سازمان خود بررسی کنید. همچنین ببینید که آیا آنها در قبال انتقال مشتریان خود به ابر متعهد هستند یا آن را صرفاً به عنوان گزینه‌ای برای جلوگیری از ریزش مشتری در نظر گرفته‌اند؟
گذر از تله‌های بالقوه بسیار آسان‌تر از شناسایی مزایای زیر است:
- نصب و پیاده‌سازی آسان
- عدم نیاز به کابل‌کشی کامپیوترهای رومیزی یا جک‌های تلفن
- پیام‌های صوتی مبتنی بر ابر
- تماس‌هایی که کاربر را در هر مکان برای کارکنان دورکار و داخل شرکت پیدا می‌کند
- کیفیت صدای بالاتر
- تجزیه‌وتحلیل تماس‌ها مبتنی بر ابر
- قابلیت یکپارچه‌سازی آسان‌تر با سایر سیستم‌ها مثل CRM
الان می‌توانید برای مهاجرت ابری برنامه‌ریزی کنید
رایانش ابری خروجی و مزایای مشابهی را برای تمامی سازمان‌ها و نیازهای مختلف به ارمغان نمی‌آورد. هر ارائه‌دهنده خدمات ابری و عملکردهای خدماتی مزایا، عملکردها و هزینه‌های خاص خود را دارد. آنچه ابر برای تمامی کسب‌وکارهای کوچک به ارمغان می‌آورد، شامل مقیاس‌پذیری و مقرون‌به‌صرفه بودن می‌شود که به این سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که برای استفاده از تکنولوژی‌های سطح بالا، مجبور به پرداخت هزینه‌های گزاف نشوند.
راهکارهای ابری برای کسب‌وکارهای کوچک
کسب‌وکارها از طریق مهاجرت به سیستم‌های مبتنی بر ابر مزیت رقابتی به دست می‌آورند. سیستم‌هایی که آنها را قادر می‌سازد به مشتریان خود خدمات جدید و بهتر ارائه کنند و به کارکنان آنها نیز این امکان را می‌دهد که با کارایی و انعطاف‌پذیری بیشتری کار کنند و در نتیجه ماندگاری آنها در سازمان و درگیر کردنشان در کارها را افزایش می‌دهد.
رایانش ابری تبدیل به خدمتی کاربردی و حیاتی برای تمام سازمان‌ها شده و شتاب گرفتن استفاده از آن در کل جهان ادامه دارد. در حال حاضر 74 درصد کارکنان شرکت‌ها ترجیح می‌دهند که به صورت دورکار یا هیبرید کار کنند (منبع: Robert Half) و به همین دلیل باید به دنبال راه‌های جدیدی برای پشتیبانی از این مدل هیبرید باشیم و باید این کار را همین الان انجام دهیم.
اگر در مورد روی دادن این اتفاق در حال حاضر شک دارید، به این حقیقت توجه کنید که در سال 2020 حدود 46 درصد داده‌های در اروپا، روی ابر نگهداری می‌شد (منبع: Business Wire). همچنین کسب‌وکارهای کوچک گزارش داده اند که استفاده از سیستم‌های ابری در مقایسه با اداره کردن امور IT در داخل سازمان، 40 درصد سود بیشتری دارد (منبع: Multisoft).
الان زمان این که برای خود ابر در آن سرمایه‌گذاری کنید نیست، بلکه زمان آن است که نیازهای فعلی کسب‌وکار خود (نیازهای مشتریان و کاربران) را مجدداً ارزیابی کنید تا ببینید که چگونه باید به آنها پاسخ بدهید و پیش از تمدید هرگونه قرارداد، گزینه‌های ارزشمند در دسترس را در نظر بگیرید. مراقب باشید که تلاش‌های متصور برای تغییر و نظرات مخالف قدیمی در مورد رایانش ابری نوظهور، حواستان را پرت نکنند.
مقاومت در برابر تغییر بزرگ‌ترین مانع سر راه شما است.
مطالعه بیشتر: تحول ابری و تفاوت آن با مهاجرت ابری
این مقاله را به اشتراک بگذارید
